You are using an outdated browser. Please upgrade your browser to improve your experience and security.

Hjelp, vi er tilbake på hjemmekontoret

En mann sitter i sofaen med bena på bordet og mac-en i fanget.

Her er grepene du kan ta for å lykkes med å lede hjemmefra.

Av: Elisabeth Arntsen Storaker, Head of Content Strategy & Creation

Da koronakrisen sendte alle hjem i mars, kom erfaringen fra å lede internasjonale team som sjelden har mulighet til å møtes fysisk godt med. Den gode nyheten er at det er fullt mulig å opprettholde både framdrift og trivsel, men det skjer ikke av seg selv. Her er mine beste tips:

1. Oppmuntre til fungerende arbeidsstasjon

En god arbeidsstasjon er like viktig hjemme som på kontoret. Kanskje det betyr å kjøpe inn en enkel pult. Skaffe en ekstra skjerm. Og prøve å sitte mest mulig avskjermet. Det funker dårlig med videomøter fra sofaen mens andre familiemedlemmer støvsuger i bakgrunn.

2. Sørg for gode møterutiner

Forutsatt at dere allerede har en sunn møtekultur med klare mål for hvert møte og et system for rapporteringen er dette ikke tiden for å kutte møtepunkter. Tvert imot. Dere er fortsatt et team og for å sikre samspill bør dere definere kontaktpunktene i løpet av dagen og erstatte dem med virtuelle løsninger. Er en del av rutinen din å tenke gjennom dagens oppgaver på vei til jobb? Gå en tur før du logger deg på. Og start arbeidsdagen med å sjekke inn med en «God morgen»-melding. For dere sier vel hei når dere kommer på jobb? I boken Running Virtual Meetings fra Harvard Business Review trekkes riktig verktøy, nok informasjon og klar rollefordeling fram som sentrale suksessfaktorer for virtuelle møter.

3. Bruk riktige verktøy

Microsoft Teams i Office 365 er en komplett nettbasert sosial- og møteløsning. Her kan du både sette opp telefon-, video- og webkonferanser med alle i eller utenfor organisasjonen din, eller benytte Teams til den daglige kommunikasjonen internt i bedriften. I Microsoft Teams får du funksjoner som planleggingsassistanse, notatblokk, deling av skrivebord, opplasting av filer og chatmeldinger i samme program. Lag for eksempel en avdelingskanal som gjelder alle, en team-/prosjekt-kanal og, ikke minst, en sosial kanal.

4. Tilrettelegg for flyt av ideer

I team som er vant til å jobbe med ideer i grupper, må du finne alternative kanaler. Sett opp faste møter. Skru på video. Kjør korte møter med klar agenda, men vær maks fokusert (multitasking er no-go). Lag også en kultur rundt å skille mellom møter med en klar agenda og en telefon for å ta rask avklaring eller dele et innspill. Altså likest mulig slik dere vanligvis jobber på kontoret.

5. Oppretthold sosiale ritualer

Det sosiale limet ryker først når vi ikke treffes fysisk. Kaffepausen og lunsjpraten om vær og barn er viktig del av trivselen. Prøv gjerne fredagsøl, “jobbstrekk” eller lunsj på video. Ja, det er lett å le av “Teams-øl”, men ved å gjenskape felles opplevelser unngår dere økende avstand som igjen kan senke produktiviteten. Har du ungdom som gamer i huset hjemme kan du helt sikkert lære noe av hvordan de kommuniserer uanstrengt gjennom spill som Fortnite.

6. Ta den vanskelige praten

Å ta opp utfordringer er krevende uansett tid og sted, men avstanden gjør det enda viktigere å være klar, komme fort til poenget og være 100% fokusert. Ta gjerne notater på forhånd. Og sørg for at ingenting blir liggende i luften. Uansett hvor vanskelig status er, bør du avslutte med en tydelig plan for videre framdrift.

7. Evaluer løpende

Noen blir stresset av at ansiktet i uheldig belysning fyller en kollegas skjerm. Andre oppdager at de hører dårligere enn de trodde. Ved å evaluere løsningen løpende får dere tilpasset verktøy og rutiner til hvert teams behov.

8. Bruk metodikk for designledelse

Tim Brown i IDEO har utviklet en anerkjent modell for designledelse. Prinsippene i det sømløse onlinekurset Leading for Creativity er lett overførbart til andre yrkesgrupper som for eksempel journalister eller jurister:

  • Leading with a strong point of view: I en usikker situasjon bør du som leder sørge for hyppige oppdatering med status rundt det du vet og det du antar vil bli utviklingen.
  • Leading with culture: Sørg for å definere digitale versjoner av teamkulturen.
  • Leading alongside your team: Dette er aldri viktigere enn når man ikke kan treffes fysisk. Husk at i en pågående krisesituasjon kan du aldri gi for mye omsorg. Ta en ekstra telefon. Sett deg inn i hver medarbeiders situasjon både privat og jobbmessig, og legg en plan utifra det.

Lykke til!

Flere interessante saker fra NoA Ignite

Er en grafisk designer en grafisk designer?

I det siste har jeg prøvd å finne en dekkende tittel for grafisk design i digital produktuvikling. Grafisk design assosieres først og fremst med printbasert design, og er derfor ikke dekkende. User Interface Design dekker heller ikke bredt nok, da det ikke omfatter merkevare og visuell identitet. Finnes det unison enighet om en dekkende tittel for det digitale motstykket til grafisk design?

7 tips til å lykkes med digital historiefortelling

Slik bryter du gjennom skrollemuren.

Skvulp - ukentlige nyheter fra bransjen

Skvulp uke 42

Favoritt-podcaster, 25 år med Gartners hype cycle, barneklokke med overvåkning, Design i Norge-undersøkelsen, intervju med Daniel Ek og 100 sekvenser som formet animasjon. Her er ukens beste saker!

Skvulp uke 41

EUs første Big Tech-lov kommer nå, 5 anti-trender, den ultimate guiden til UX-research, kunsten å si nei, state of AI 2020, Flash-spillene som formet gaming. Her er ukens beste saker!

Skvulp uke 39

Respektløs design, Internets historie fortalt gjennom Google signup forms, verdens mest avanserte smarthus, medisin mot kreativ tørke, studenters favoritt-medier, retur fra Figma til MS Paint og en curling-robot. Her er ukens beste saker!